1. Introdução

Depósito é a coleção de dados que controla os depósitos que devem ser efetuados nas contas-correntes dos Clientes (Locadores).

As informações registradas nesta coleção na sua grande maioria, serão originadas da apuração dos valores líquidos (positivos) obtidos na Cobranças dos Imóveis e expressos para os Clientes (Locadores) no informativo da Prestação de Contas. Estes registros são efetuados, automaticamente, durante a execução do processo de Gerar Prestação de Contas.

Estes depósitos se originam, quase na sua totalidade, do processo de Cobrança aos Locatários. Entretatno, este controle também permite o registro de depósitos manuais, pois, podem existir situações legadas ou pendências financeiras, cujos valores já não podem mais ser obtidos da execução normal do processo de Cobrança, ou seja: da preparação, passando pela quitação (baixa), até a Prestação de Contas.

Os depósitos registrados neste controle passarão por dois estágios:

1. Depósito NÃO efetivado: estágio em que o sistema mantém a informação pendente (registro automático ou manual) do valor a ser depositado; e


2. Depósito efetivado: momento em que o operador do sistema informa que fora feito o depósito ao Cliente (Locador)

O acesso ao formulário de 'Depósitos' (FRM_DEPOSITO) ocorre percorrendo-se o seguinte roteiro:

1. No Menu Principal, clicar na opção 'Cobrança'
2. No Menu de Cobrança, clicar na opção 'Depósitos'

Veja nas imagens demonstradas a seguir.

2. Objetos da guia 'Lista'

O sistema apresenta a guia 'Lista' com a relação de todos os Depósitos, inicialmente filtrados pelo status 'Não efetivados' (data do depósito não preenchida).

• (1) Link: 'Limpar filtros' com a função de limpar os campos destinados ao filtro, o que fará a guia 'Lista' apresentar todos os registros da coleção de dados.


• (2) Informação: No lado direito do formulário, poderá ser observada a quantidade de registros desta coleção de dados, de acordo com o filtro aplicado.


• (3) Bloco do formulário - Filtros específicos: destinados exclusivamente para os depósitos Não efetivados, Efetivados ou Todos eles.


• (4) Bloco do formulário - Campos filtro: Campos destinados a filtragem de dados. Eles se comportam de forma cumulativa, ou seja, um dado digitado na primeira coluna soma-se ao da segunda, e assim por diante, aproximando-se ao máximo possível do item pretendido.


• (5) Botão de ação - Exportar: símbolo de uma 'pasta com seta para baixo' com a função de exportar toda a coleção de dados para planilha no formato '*.xlsx'. A planilha será gravada na pasta 'exportação'.


• (6) Botão de ação - Adicionar: símbolo de 'sinal matemático de adição' com a função de apresentar a guia 'Dados' e os campos desta coleção de dados para serem preenchidos.


• (7) Botão de ação - Tutorial: símbolo do 'sinal gráfico de interrogação' com a função de apresentar o tutorial relacionado à esta coleção de dados.


• (8) Botão de ação - Fechar: símbolo da 'letra X em um círculo vermelho' podendo ter dois comportamentos quando o formulário é requisitado:
  
  
  1. pelo Menu de Opções: o símbolo apresentado é uma 'letra X em um círculo vermelho' com a função de fechar o formulário;
  
  
  2. por outro procedimento: assume o 'modo de seleção', retornando o item selecionado ao procedimento origem. Neste caso, se um item for selecionado, o ícone é modificado para o símbolo de uma 'mão simulando seleção' e, no caso contrário, o ícone original é mantido e nada é retornado ao procedimento origem.


• (9) Bloco do formulário - Lista de itens: ao efetuar dois cliques em um dos itens, a guia 'Dados' é apresentada com todos os campos preenchidos para visualização/edição do item selecionado.

3. Objetos da guia 'Dados'

No caso desta coleção de dados, a guia 'Dados' será apresentada de duas formas, quais sejam:

a. Depósitos registrados 'Automaticamente'

Este depósitos, por terem sido registrados em decorrência da execução do processo de Prestação de contas, terão os seus valores calculados e registrados neste controle de forma automática.

Os únicos campos que podem ser manipulados neste formulário são: Data do depósito e o campo Observação, que já virá preenchido com todos os Imóveis e valores constantes da Prestação de Contas do período de apuração, mas que você poderá acrecentar as informações que achar necessárias.

Observe na imagem a seguir.

b. Depósitos registrados 'Manualmente'

A inserção de depósitos manuais permite que pendências antigas possam ser concretizadas, tendo em vista que os valores envolvidos provavelmente não poderão mais ser originados do processo de Prestação de Contas.

Neste caso, o campo Cliente (Locador) estará diponível para seleção quando então, o sistema exibirá a Conta corrente e Linha PIX, se estiverem devidamente cadastradas.

O campo 'Período de apuração' não é obrigatório para lançamentos manuais. Veja a imagem a seguir.

Descrição dos campos e controle exibidos tanto na forma 'Automática' quanto na 'Manual'

• Campo - Código: Sequencial atribuído automaticamente pelo sistema que identifica, unívocamente, um item da coleção de dados.


• (1) Campo - Forma de inclusão: Atribuído automaticamente de acordo com a origem da informação (inclusão automática pela Prestação de Contas ou adição manual de um depósito.


• (2) Campo - Cliente (Locador): Atribuído automaticamente ou selecionado, quando for uma inclusão manual.


• Campo - Conta Corrente: caso o depósito seja originado do processo de Prestação de Contas, será a Conta corrente vinculada aos Imóveis envolvidos ou, caso seja uma inserção manual, deverá ser selecionada uma das Contas correntes vinculadas ao Cliente (Locador).


• Campo - Chave PIX: Atribuído automaticamente derivada da conta corrente selecionada pelo processo automático ou manual.
  Perceba o (3) Botão de ação - Copiar com o símbolo de 'dois documentos sobrepostos' que pode ser utilizado para "copiar" a chave PIX (se cadastratda) para que possa ser "colada" na página da sua plataforma de Internet Banking.


• Campo - Valor do depósito: Atribuído automaticamente (forma Automática) ou preenchido (forma Manual).


• Campo - Data do depósito: Deverá ser preenchido (atualizado) após o operador do sistema efetivar a transferência financeira pela rede bancária.
  
  
  O preenchimento deste campo, se o depósito tiver sido originado do processo de Prestação de Contas, executará automaticamente da elevação do status de Cobrança, dos Imóveis envolvidos para 8 - Depósito para o Cliente (Locador) efetivado.


• Campo - Responsável: Este campo vem preenchido automaticamente com os dados do operador do sistema 'logado' mas, outra pessoa poderá ser selecionada pelo (4) Botão de ação - Pesquisar, símbolo de uma 'lupa' com a finalidade de auxiliar no preenchimento do campo.


• Campo - Arquivo: O sistema permite que seja inserido (vinculado) um arquivo digital visando dar suporte documental à operação. É provavel que este campo seja mais útil para as inclusões Manuais, visando eventuais esclarecimentos futuros, pois, as inclusões automáticas, coceitualmente estão cobertas documentalmente pelo processo de Prestação de Contas.
  
  Exemplos de arquivos: uma planilha eletrônica, memórias de cálculo ou um documento digitalizado, que embase e efetivação do depósito.


• Campo - Observação: Campo de digitação livre. Se o depósito for originado do processo de Prestação de contas, será inicalizado com os dados dos Imóveis e valores.


• Sinal de Interrogação: Com a função de exibir os Imóveis com valores positivos envolvidos (agrupados) neste depósito, pois, confirmada a sua efetivação, o sistema utilizará estas informações e efetuará, automaticamente, a elevação do status da Cobrança para 8-Depósito para Cliente (Locador) efetivado. Veja a demonstração detalhada no 'Estudo de Caso' mais a frente neste tutorial.


• (2) (4) e (5) Botões de ação - Pesquisar: símbolo de uma 'lupa' com a função de apresentar os ítens de outras coleções de dados.
  
  
  Ao clicar nos botões de ação (uma vez) ou no campo (duas vezes), o formulário específico daquela coleção de dados será apresentado no modo de seleção para auxiliar no preenchimento do campo.
  
  O botão (2) estará desabilitado para os depósitos registrados de forma Automática


• (6) Botão de ação - Transferir valores líquidos: símbolo de 'cartões de banco com setas verdes' com a função de transferis valores para outra conta corrente do Cliente (Locador). Esta função será melhor demonstrada na seção 'Estudo de caso' mais a frente neste tutorial.


• (7) Botão de ação - Atualizar: símbolo de 'setas circulares' com a função de atualizar as informações da coleção de dados.
  
  
  Ao clicar neste botão de ação, o sistema emitirá uma mensagem de alerta para os campos obrigatórios que não tenham sido preenchidos adequadamente.
  
  Caso o campo Data do depósito tenha sido preenchido, o status da Cobrança será elevado para 8 - Depósito para Cliente (Locador) efetivado, momento em que as movimentações dos itens da Cobrança (Rubricas) serão bloqueadas.


• (8) Botão de ação - Excluir: símbolo de uma 'lixeira' com a função de excluir o item da coleção de dados.
  
  
  O sistema emitirá um alerta, caso seja detectado que o item está vinculado a outras coleções de dados e a exclusão não será permitida.
  
  Atenção: a exclusão de um item (Depósito) não interage nem modifica os status da Cobrança.


• (9) Botão de ação - Voltar: símbolo de uma 'seta apontando para a esquerda' com a função de retornar para a guia 'Lista'.
  
  
  Caso alguma informação tenha sido digitada ou alterada, o sistema informará que elas não serão efetivadas no banco dados, se o retorno à guia 'Lista' for confirmado.

4. Estudo de caso

Para melhor exemplificar a utilização do formulário para gestão dos depósitos, focando naqueles que são criados automaticamente pelo sistema, vamos rever, objetivamente, os passos em um cenário hipotético.

Para esta demonstração, temos o seguinte cenário:

1. Um Cliente (Locador) com vários Imóveis


2. Alguns Imóveis estão locados e com pagameto efetuado dentro do período de apuração da Competência


3. Alguns Imóveis estão locados, porém, com pagameto pendente


4. Alguns Imóveis não estão locados e as despesas são de responsabilidade do Cliente (Locador)


5. Este Cliente (Locador) possui algumas situações que o fez criar algumas contas correntes, vinculando-as a grupos de Imóveis, distribuindo assim, os recebimentos das locações


6. Ocorreu o processo de geração da Prestação de Contas, informando os valores líquidos (positivos ou negativos) de cada um dos Imóveis e, ao final o valor líquido total: a ser depositado (se positivo) ou a ser compensado (se negativo). Lembrando que neste exemplo o Cliente (Locador) é possuidor de mais de um Imóvel.
   
   
   A gestão de valores negativos pode variar de Cedente para Cedente.


7. A prestação de contas foi gerada algumas vezes, tendo em vista que o Cedente teve alguns ajustes a serem feitos. Este processo não afeta em nada a gestão dos depótitos, pois, reforçando o que fora dito anteriormente, os depósitos, quando não efetivados, são regerados a cada processamento da Prestação de Contas.
   
   Findado os ajustes, o Cedente poderá se concentrar no processo de repasse dos valores líquidos (depósito) aos CLientes (Locadores)

Observe a prestação de contas deste Cliente (Locador) hipotético, Sra. Josefina, nas imagens a seguir:



Observe na figura a seguir o relatório de Depósitos NÃO efetivados destacando-se as mesmas informações exibidas no formulário de depósitos (FRM_DEPOSITO) e o que fora discriminado na Prestação de Contas, agrupado e totalizado por conta-corrente vinculada ao Imóvel.



Vamos então verificar a situação prática enfrentada pelos funcionários da área Financeira do Cedente: Os depósitos precisam ser efetivados nas contas correntes especificadas pela Cliente (Locadora), Sra. Josefina, perfazendo o total de R$ 37.682,92.

No relatório de Depósitos NÃO efetivados constam três valores positivos e um valor negativo, bem como as contas-correntes correlatas, quais sejam:

• R$ 24.747,66 (Banco Santander)
• R$ 13.602,89 (Banco do Brasil) e
• R$ 998,12 (Banco Itaú)
• R$ -1.665,75 (Caixa Econômica Federal)

Alguns questionamentos que podem surgir: a) Como depositar o total de R$ 37.682,92?, b) De qual conta devo abater o valor negativo?

Por estes motivos, foi criada uma alternativa para resolver esta questão. Veja na imagem a seguir o detalhe do item negativo, com destaque para o (1) Botão de ação - Transferir valores líquidos, símbolo de 'dois cartoes de banco com setas em direções contrárias' representando a saída de valores de uma conta e a entrada em outra, com a função de transferir o valor do item selecionado (no caso, um ítem negativo... mas, também poderia ser um item com valor positivo) para outra conta-corrente que o Cliente (Locador) eventualmente possua.



Ao pressionarmos esta opção, o sistema apresentará, as outras contas-correntes do Cliente (Locador) para que o Cedente possa transferir o valor para uma delas.

Vale destacar que as contas correntes apresentadas como alternativas para transferência, são vinculadas aos Imóveis que participaram do processo de Prestação de Contas da Competência 06/2025 (neste exemplo).

Observe na imagem a seguir:

Naturalmente haverá uma conversa prévia com o Cliente (Locador) que deverá indicar para qual conta-corrente este valor negativo deverá ser transferido. Vamos imaginar que a Sra. Josefina definiu a conta de Id# número 179, por possuir o maior saldo dentre as apresentadas.

Ao selecionar a conta e pressionar o botão [OK], o sistema apresenta a seguinte mensagem:

Perceba na imagem a seguir que, após executada esta operação, a lista de depósitos para a Sra. Josefina, só conta com valores positivos, tendo em vista que o valore negativo foi abatido da conta corrente que, antes, totalizava R$ 24.747,66 da qual subtraindo-se R$ 1.665,75 passa a totalizar R$ 23.081,91.

Este novo valor poderá ser conferido, bem como o valor total a ser repassado para a Sra. Josefina, que deverá corresponder, exatamente ao valor total apresentado na Prestação de Contas. Confronte-o com o total somando os itens apresentados na imagem a seguir com a última página da Presatção de Contas apresentada um pouco mais acima neste tutorial.

Vale ressaltar que os três valores positivos restantes também poderiam ser transferidos entre as contas, porém, na vida real isso não faria sentido tendo em vista que o Cliente (Locador), tem a possibilidade de ter mais de uma conta-corrente e vinculá-las aos Imóveis, agrupando tais recebimentos com algum propósito. A motivação pode ser jurídica, organizacional, conflitos familiares (infelizmente, mas acontece), entre outros.

O passo final deste estudo de caso é a efetivação dos depósitos (preenchimento do campo "Data do depósito") e a verificação da ação integrada e automática do sistema em elevar os status da Cobrança para 8-Depósito para Cliente (Locador) efetivado permitindo apenas acesso à consulta dos dados no módulo de Cobrança.

Observe nas imagens a seguir, o fechamento do cliclo de cobrança.