Tópicos

• Do que se trata?
• Como surgiu?
• Quais são os benefícios?
• Qual o significado (semântica) da sigla?
• Exemplo prático

Do que se trata?

O 5W2H (ferramenta, metodologia, método, estratégia... como queira chamar) é ágil, objetivo e amplamente utilizado para auxiliar a organizar as etapas do planejamento estratégico, definir responsabilidades entre os componentes de um time (multidisciplinar ou não) e dimensionar os recursos adequados que serão utilizados na execução de projetos.

A sigla representa sete perguntas cujas respostas visam prover maior clareza no encaminhamento dos desafios a serem enfrentados.

Seus significados e sugestão de uso, serão demonstrados com um formato simples e didático mais adiante.

Como surgiu?

Registra-se a criação e uso do método 5W2H na época do modelo industrial da Toyota pelos japoneses Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, com o qual revolucionaram o processo produtivo.

Com base nos princípios do gerenciamento do controle de qualidade e na necessidade sempre premente da diminuição dos desperdícios, era intenção obter melhores resultados utilizando os recursos necessários, sem exceder custos, constatando-se grande melhoria na produtividade.

O método preconiza uma observação de eventuais falhas e pausa na produção para os devidos ajustes e vem sendo aperfeiçoado, até mesmo sendo agregado em outras estratégias de negócio, facilitando a gestão das atividades e promovendo uma maior clareza no entendimento entre os envolvidos e assertividade na execução de projetos pelas organizações.

Quais são os benefícios?

São muitos os motivos para adotar o uso do 5W2H tendo em vista sua simplicidade e adaptabilidade a diversos cenários, promovendo uma visão mais ampla, muitas vezes departamental, da organização na condução de seus projetos.

A orientação por Perguntas/Respostas, parecido com os atuais Q&A (Questions & Answers), facilita a construção de uma tabela com o preenchimento de células que poderá ser feito por qualquer profissional responsável pela organização, claro: o conhecimento no negócio será providencial.

Dependendo de como esteja organizado, o controle 5W2H poderá se tornar um ótimo mecanismos de acompanhamento de execução pelos componentes dos times envolvidos, independentemente da dinâmica de trabalho adotada, a exemplo das atividades conduzidas por equipes híbridas sendo de grande valia para a gestão corporativa, podendo ser inserido em diversas áreas ou atividades sem causar efeitos colaterais negativos, pois as respostas para o alcance dos objetivos são transparentes e facilitam a tomada de decisão por parte dos responsáveis.

Novos atributos de informação podem ser agregados ao 5W2H e até mesmo serem criados de dashboards de acompanhamento.

É possível utilizar o 5W2H em editores de texto (não acreditamos ser muito funcional), planilhas eletrônicas (das quais já é possível algum tipo de controle automatizado) ou utilizando softwares de gestão (melhor opção).

Pode-se destacar os seguintes benefícios:

• Organização: com um layout simples, a distribuição das ideias e o acompanhamento das ações fica facilitado.
• Adaptabilidade: é um modelo versátil no qual pode-se agregar outros formatos, quadros Kanban e visões estratégias providas pelo BSC (Balanced Scorecard) e análises SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats em português: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças), facilitando inclusive a integração e colaboração do time envolvido.
• Recursos financeiros: o modelo é simples e não requer maiores investimentos, a não ser que seja definido o uso de softwares especializados. Fazendo-se uma boa pesquisa de custo x benefício, certamente serão encontradas plataformas SaaS que podem justificar o investimento dependendo do projeto admitido no seu portfólio.
• Otimização do tempo: como a estruturação do modelo promove grande velocidade e assertividade no seu preenchimento, outras atividades podem ser privilegiadas.
• Visão holística: é possível destacar os pontos de melhoria com muita agilidade, aprimorando a gestão de maneira abrangente.

Qual o significado (semântica) da sigla?

• What (o que fazer?): Descrever as características de um projeto, estratégia, atividade, oportunidade, objetivos e metas etc. que estão ou deverão ser encaminhados ou atingidos.
• Why (por que fazer?): Descrever a importância e os benefícios para a empresa e por que ele precisa ser feito. Destacar os problemas que serão resolvidos, eventuais situações que deverão ser enfrentados, a prioridade em relação à outras oportunidades, ou seja, tudo aquilo que representar um ponto de atenção e que facilite a tomada de decisão.
• Where (onde será feito?): Descrever onde a oportunidade será desenvolvida e aplicada.
• Who (por quem será feito?): Descrever qual equipe (squad) será responsável por realizar as atividades descritas.
• When (quando?): Definir a estimativa início das atividades, assim como a duração de cada ciclo e o prazo estabelecido para a entrega da solução para os clientes.
• How (como fazer?): Descrever as etapas e ações desenvolvidas no planejamento, funcionando como um guia para as atividades subsequentes. Daqui pode derivar para um Cronograma.
• How much (quanto custará fazer?): Estabelecer os recursos humanos, materiais e seus custos para a realização do projeto.

A partir desses questionamentos, surgem as respostas e caminhos que conduzem as equipes em direção ao propósito, de maneira clara e acessível para as equipes envolvidas.

Exemplo prático

A estrutura da 5W2H se assemelha a outras ferramentas de gestão, facilitando a adaptação ao formato proposto. Normalmente a tabela é dividida em colunas para cada um dos itens (perguntas), a exemplo do modelo abaixo:

#Id	O quê?	Por quê?	Onde?	Quem?	Quando?	Como?	Quanto custa?	Situação
#Id	What?	Why?	Where?	Who?	When?	How?	How much?	Status
1	Alugar uma loja com Xm2 localizada em local de boa visibilidade	Para melhor recepcionar os clientes	Bairros XYZ ou ABC	Equipe de Adm. Geral	2o. semestre de YYYY	(Desenvolver cronograma com etapas)*	Preparar propostas	Em estudo
2	Aumentar a participação do produto Y no mercado em 12%	Para consolidar o posicionamento da empresa neste mercado	Fazer experimento inicial na região Centro	Equipe de Vendas e Marketing	1o. trimestre de YYYY	(Desenvolver cronograma com etapas)*	Verificar orçamentos para Marketing	Em andamento

De acordo com a oportunidade (projeto), novas colunas poderão ser acrescentadas, como por exemplo: profissionais responsáveis, prazos, recursos necessários, status de execução (esta última é normalmente utilizada em dashboards) entre outras.

Perceba que na coluna "Como?" (How?), seguindo o exemplo, poderia conter uma ação qualquer. Inclusive pode ser interessante fazer link desta oportunidade com um Cronograma mais detalhado.

Portanto, a criatividade pode (e deve) ser utilizada a fim de que o processo de utilização desta e de outras ferramentas para o Gerenciamento de Projetos não se torne burocrático nem impedimento para o seu dinamismo. É fundamental não se desviar da objetividade e da facilidade de uso da ferramenta para que a sua efetividade não fique comprometida.

Esperamos que este artigo tenha sido útil! Bom trabalho!!!

Por Eduardo Lima em 24/09/2022

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