Tópicos

• Introdução
• O que é?
• Qual é o significado das letrinhas?
• Por que utilizá-la?
• Como preparar?
• Que regras devo observar

Introdução

Já repararam que algumas situações no ambiente corporativo, por mais simples que pareçam, dificultam, por exemplo, o simples agendamento de uma reunião? Ou então, quando ouvimos aquela velha pergunta: “Quem é que está fazendo isso mesmo?”

Essa última então... nossa!!! Parecer ser ainda mais grave, pois o “isso”, ao qual a pergunta se refere, certamente é uma atividade ou um processo. E se a empresa (ou seus colaboradores) não sabem QUEM está fazendo o ISSO... tsc. tsc. tsc. Não sei não....

Pois então, como mitigamos o risco de “não sabermos quem faz o quê” ou “quem responde pelo quê” etc.?

O que é?

Nem sempre temos facilidade em determinar os papéis das pessoas envolvidas nas atividades e/ou processos no ambiente corporativo. Especialmente se a empresa (ainda) não tiver seus processos minimamente mapeados (Ai... lá vem este chato com aquelas baboseiras de caixinhas, fluxos e mais fluxos desenhados em um bolo de papel que mais serve para ganhar poeira na estante).

Pois é!!! É chato mesmo, mas, falando muito sério: fundamental para uma empesa saber, controlar e melhorar o que ela faz, o que ela entrega de fato aos seus Clientes, sejam eles internos ou externos.

Mas, isso é papo para Mapeamento de Processos. Discutiremos sobre isso em momento apropriado.

Vamos presumir que a empresa tenha, minimamente seus processos e atividades documentados. Para facilitar esse processo de definição de papéis e responsabilidades em uma organização ou em processos, existe o modelo RACI que nada mais é do que uma matriz de responsabilidades, um mapa de responsabilidades de um processo e, descendo em mais um nível, suas atividades.

Matriz RACI ou matriz de responsabilidades é de fácil utilização e disponibiliza, com clareza, as atribuições, papéis e responsabilidades de cada colaborador na empresa.

Qual é o significado das letrinhas?

As letrinhas (ou acrônimo) significam, em inglês: Responsible, Accountable, Consulted e Informed.

Vamos definir cada uma delas:

• R de Responsible (Responsável): é a pessoa que é responsável por executar a atividade. As entregas (ou saídas) do processo ou atividade são atribuídas e este (ou estes) colaborador. Na prática, é quem “põe a mão na massa”.
• A de Accountable (Aprovador): O aprovador em algumas literaturas é descrito como “o sujeito que paga a conta”. Fica mais fácil de memorizar assim, pois, quem “paga a conta” sabe na prática, se o bem (entregue ou comprado) realmente atende aos seus anseios.
  É ele quem acompanha o processo ou atividade, dá permissão para que seja iniciado (em alguns casos), aprova o resultado e as entregas. Normalmente é o dono do processo, um supervisor ou gerente que cumpre esse papel.
  Para quem conhece a metodologia de gestão de projetos chamada Scrum, pode até associar ao nome de um dos componentes de um time Scrum que é o Product Owner (Dono do Projeto). Mas, isso também é papo para outra hora.
• C de Consulted (Consultado): é um sujeito que, devido à sua notória competência no assunto em questão pode contribuir com suas opiniões especializadas para a atividade, processo, projetos que se deseja realizar. Independentemente de fazer parte do corpo de colaboradores da empresa ou se é um terceiro, é ele quem dá apoio com sua experiência e conhecimento para dar melhor qualidade àquilo que se deseja alcançar.
• I de Informed (Informado): existem pessoas chave na empresa que precisam ser informadas acerca do que vai acontecendo, seja na atividade, processo e até mesmo em projetos. Normalmente são componentes de Diretoria, Conselhos, Auditores e até mesmo uma pessoa estratégica e muitas das vezes formadora de opinião.

Estas são as pessoas que deverão ser sempre atualizadas, especialmente, quando algum encaminhamento sair dos trilhos.

Uma observação: Acima eu citei pessoas, mas, na prática eu prefiro utilizar nome de: cargos, funções, papeis etc. evitando-se com isso o acoplamento de uma determinada atividade a uma pessoa.

Imagine uma atividade que esteja assim descrita:

José atualiza a planilha de recebimentos e envia para a Maria do Financeiro

Veja se a seguinte descrição não seria mais adequada:

O Analista de Cobrança atualiza a planilha de recebimento e envia para o Analista Financeiro

Neste caso, independentemente quem (pessoa) esteja responsável por atualizar a planilha, sempre será um Analista de Cobrança e o mesmo raciocínio poderá ser utilizado para o Analista Financeiro.

É preciso ter um bocado de bom senso e conhecimento da Cultura Corporativa para identificar estas pessoas e trazê-las para “dentro” do projeto. Dentre estas pessoas, digamos, estratégicas, é sempre bom lembrar que existem aqueles mais resistentes e até mesmo os conhecidos haters, que talvez por uma falta de consciência coletiva ou mesmo experiencias negativas pregressas, podem ser importantes para o intento.

Portanto, ninguém deve ser descartado! Pessoas devem ser sempre motivadas e trazidas para o mesmo lado. Mas, vamos deixar isso para o Management 3.0.

Então, tente detectar muito bem as pessoas que devem ser mantidas informadas. Estrategicamente isso pode fazer a diferença entre um projeto bem ou mal-sucedido. Tenha isso em mente.

A matriz RACI não precisa se restringir a estes papeis. Caso na sua organização seja necessária uma maior especificidade, você pode criar outros papeis (roles), mas, ficará estranho usar o mesmo acrônimo, se por exemplo você criar um papel de Gerente (Management). A sigla ficaria RACIM.

Bem, fique livre para criar. O mais importante é conseguirmos nos comunicar com as pessoas certas pelos motivos específicos e evoluir com os projetos, processos ou atividades.

Porque utilizá-la?

Veja a seguir bons motivos para utilizar a matriz de responsabilidades RACI.

• Comunicação: com certeza a empresa saberá com clareza quem está envolvido e em qual função. Isto tende a diminuir os ruídos na comunicação
• Transparência:este motivo responde aquela pergunta no início do artigo (“Quem é que está fazendo isso mesmo?”). Quanto mais as pessoas foram esclarecidas das suas responsabilidades, mais fácil se tornará o trabalho da gestão
• Assertividade: com esta matriz bem definida, o risco de sobreposição de atividades ficará reduzido, facilitando, inclusive, rever algumas atividades segregando-as adequadamente para a segurança dos processos corporativos
• Colaboração: com os colaboradores devidamente esclarecidos das fronteiras de suas atividades, constrói-se um ambiente menos competitivo (pensando na forma nociva de competição) e mais focado na realização de suas atividades
• Segregação de funções: ao reconhecer e delimitar as responsabilidades com uso da matriz RACI, é possível obter melhor base para eventuais redistribuições de funções, tornado o processo mais seguro
• Gestão de tempo: muito provavelmente nunca mais haverá problemas em marcar aquela reunião rápida para resolver uma situação específica. Com a matriz RACI será possível saber exatamente quem está envolvido em cada projeto, processo, atividade.
  
  A palavra Gestão, com certeza tem um peso maior que o exemplo acima, até mesmo porque, quando começamos a entender melhor os propósitos de um processo e seus atores, tudo passa a fazer mais sentido. É o que frases famosas nos ensinam...
  
  Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia
  - William Edwards Demming -
  
  Se você não pode medir, não pode gerenciar
  - Peter Ferdinand Drucker -

Como preparar

Não existe uma receita de bolo para se preparar uma Matriz RACI. Entretanto se estes passos forem seguidos, será bem fácil obter uma matriz de responsabilidades.

Existem duas formas básicas de construir uma matriz de responsabilidades.

A primeira é cruzando o processo com os cargos, funções papeis. Neste modelo, as células conterão os valores R, A, C ou I. Veja abaixo.

Atividade / Processo	Auxiliar	Analista	Gerente de Facilities	Gerente Financeiro	Gerente de Mercado	Gerente de Marketing	Diretor Financeiro	Contador
Cadastrar fornecedor	R		A		C	I
Pagar fornecedor	R	R		A			C	I

Perceba que com este modelo, a quantidade de colunas será diretamente proporcional à quantidade de cargos, funções, papeis etc. o que poderá dificultar um pouco mais a acessibilidade às informações.

E a segunda é cruzando o processo com as letras RACI. Neste formato, as células conterão os cargos, funções, papeis etc. Veja a seguir

Atividade / Processo	R	A	C	I
Cadastrar fornecedor	Auxiliar	Gerente de Facilities	Gerente de Mercado	Gerente de Marketing
Pagar fornecedor	Auxiliar; Analista	Gerente Financeiro	Diretor Financeiro	Contador

Perceba que com este modelo, a quantidade de colunas será diretamente proporcional à quantidade de cargos, funções, papeis etc. o que poderá dificultar um pouco mais a acessibilidade às informações.

Que regras devo observar?

Para cada atividade ou processo:

• É mais fácil de gerenciar uma atividade quando existe apenas um cargo vinculado, porém, é sabido que na vida prática nem sempre é assim. Portanto, para o Responsible é possível alocar mais de um cargo
• Já para o Accountable (o sujeito “que paga a conta”, lembra?) convém que seja vinculado apenas um cargo para cada atividade ou processo
• As responsabilidades Consulted e Informed, podem conter vários cargos vinculados, pois, muitos são aqueles que podem ser consultados ou informados

Por fim, importante registrar que existem outros modelos de Matriz RACI. Escolha o que melhor lhe aprouver ou, com base nos conceitos repassados, crie o seu próprio estilo.

Esperamos que este artigo tenha sido útil! Bom trabalho!!!

Por Eduardo Lima em 24/09/2022

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